¿Cómo optimizar tu tiempo en Comunicación? trabaja por proyectos

¿Te gustaría trabajar por proyectos y objetivos dentro de una agencia o de forma freelance? Entonces, te invito a seguir leyendo para conocer algunos tips que, durante años, me permitieron poder organizarme de forma eficiente.

La realidad es que hay muchas formas de gestionar los trabajos por proyecto, pero la organización es clave en todas ellas. Generalmente nos dedicamos a la comunicación por una pasión por la creatividad, no precisamente por un amor a la parte administrativa u organizativa, ¿no? Aun así, el día laboral no consiste en comunicar de manera full-time: responder mails, gestionar proyectos, tener meetings, supervisar al equipo de trabajo, establecer deadlines, armar presupuestos, y calendarizar los proyectos son algunas de las tareas que también son parte del día a día.

La organización es vital para una carrera sustentable y sostenible, para cumplir objetivos y deadlines a tiempo y por ende, fidelizar a los clientes. Tener organizados los proyectos en los cuales estamos trabajando nos permite ser más eficientes en nuestra labor, y así poder priorizar urgencias.

Te comparto 3 claves que me ayudaron a estructurar mi trabajo por proyectos de forma ordenada y organizada:

Spoiler alert: no sólo sirve si estás trabajando dentro de una agencia, si no también si sos freelance 😉

Organizate
Nunca es tarde para cambiar tus hábitos laborales: mejor tarde que nunca. Empezar organizada los proyectos te va a permitir avanzar en tu labor de forma ordenada. Como en todo, no hay fórmulas que funcionen tal cual para todos, lo ideal es que encuentres la estructura de que se ajuste a tus rutinas de la mejor forma posible para planificar. Te recomiendo crear un plan que funcione para vos.

Particularmente tengo un Trello donde anoto todas las tareas pendientes en tarjetas, a las que voy asignando etiquetas (urgente, en proceso y finalizado). Allí, divido en checklist por día. ¡No se imaginan la satisfacción que me genera ir tildando tareas! Es hermoso.

Si necesito trabajar en grandes proyectos, tengo tarjetas específicas de los mismos. Y si quiero planificar a más largo plazo, vuelco todo en un Excel. Básicamente, es una tabla en la que incluyo en la primera columna el nombre del cliente o marca, el trabajo o proyecto específico (con el detalle del alcance), el presupuesto disponible, los recursos necesarios, los involucrados, las etapas del proyecto, los links a materiales si se necesitan, y notas adicionales. Es una herramienta a modo de resumen mensual para tener a la vista los proyectos en los que estoy trabajando.


A su vez, como soy bastante analógica y me gusta usar cuadernos, tengo una agenda para mi
organización semanal en la que detallo mis calls y notas especiales. También tomo nota de feedback, comentarios y modificaciones por hacer.


La clave para todo es no confiar en nuestra memoria, y poder tener siempre a la vista el status por proyecto.


Hay equipo

Si podés, contar con otras personas es inmenso para mejorar los resultados. Siempre que el budget lo permita, sumar especialistas (por ejemplo diseñadores, redactores, UX writers, etc.) será mejor para lograr un resultado óptimo.

Si bien hoy en día existen herramientas que facilitan muchas cuestiones, no hay nada como la creatividad y la impronta que solo los seres humanos podemos darle a los proyectos: la creatividad y el diferencial.

Delegá
Esto es específico para proyectos freelance: ya sea que estés solo o que tengas un equipo para un proyecto, si lo que te mueve y te inspira es la parte creativa y la parte administrativa te estresa, en vez de luchar contra eso tratá de buscar en quien delegarlo.

Tus finanzas son importantísimas, dales el lugar que merecen. Llamá a una contadora para que te asesore. Tener a mi contadora fue antes y un después en mi vida laboral, una ayuda enorme y
un gran ahorro de dolores de cabeza. ¡Gracias Emilia por hacer mi vida más fácil!

Optimizá tu vida
Una vez que tus semanas van tomando forma con la planificación y trackeo de proyectos, toca llevar esa estructura a tu día a día. No hablo de optimizar tu tiempo, si no algo mucho más importante: tu vida.

Podés implementar herramientas como la técnica pomodoro, un método para mejorar la administración del tiempo dedicado a una actividad. Se basa en usar un temporizador para dividir el tiempo en intervalos fijos, llamados pomodoros, de 25 minutos de actividad, seguidos de 5 minutos de descanso, con pausas más largas cada cuatro pomodoros. De esta forma, organizás tu día en bloques de tiempo para maximizar tu productividad y minimizar el multitasking (amigo del burnout), evitando
terminar tu jornada agotado mentalmente.

Como creativos, también es clave ocupar tiempo para capacitarnos y alimentar la parte artística de nuestra profesión (me declaro fan absoluta de Domestika y Crehana).

Ahora sí, te invito a encontrar la mejor forma de organizarte para llevar una vida más saludable.

Espero que este post te haya ayudado a organizarte, y me encantaría escuchar si te sirvió. Dejame tu comentario, ¡hasta la próxima!

Julieta Skliarevsky
Julieta Skliarevsky
Lic. en Relaciones Institucionales y posgrado en Desarrollo de negocios. Vinculada a la gestión integral de la comunicación, especialista en social media y contenidos. Trabaja en marketing digital en una agencia de publicidad. También es escritora invitada en diferentes blogs y se dedica a consultoría de comunicación de forma freelance.

Este autor escribe en Soy.Marketing los días lunes de cada cuatro semanas.

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