Comprendiendo la gestión del cambio

Es el proceso por el cual una empresa altera los componentes clave de su estrategia u operaciones. Gestionar el cambio organizacional es complicado, ya que puede implicar un enfoque sistemático que incluye el tratamiento de la transición o transformación de los objetivos, los valores fundamentales, los procesos o las tecnologías de la organización.

Las políticas de cambio deben alinear a las personas con la razón del cambio mismo, a menudo trabajando en contra de hábitos y creencias de larga data. Es más probable que las organizaciones tengan éxito cuando planifican iniciativas de cambio de manera proactiva e involucran a los empleados antes, durante y después del cambio. 

 

Tipos y niveles de cambio organizacional

1. Incremental

Como su nombre lo indica, el cambio incremental es un cambio superficial que incrementa ajustes menores a los procesos. Es decir y para ser más claro, agrega ajustes a lo que ya está implementado. Este cambio por lo general, requiere menos esfuerzo por parte de administrador o supervisor de cambios en la organización. A veces, inclusive, la gestión del cambio planeada y aprobada, la puede realizar el propio director del proyecto.

2. Radical

Al hablar de un mudanza radical en una empresa, nos indica la magnitud de la labor a realizar. Cuando la empresa realiza cambios drásticos en su organización, es importante garantizar que el cambio sea sostenible y que los beneficios superen a los riesgos. 

Gestionar este tipo de procesos puede parecer, al inicio, una tarea titánica y difícil de lograr. Pero nunca hay impedimentos para hacerlo si cada transición o iniciativa persigue un propósito u objetivo claro. 

Este tipo de iniciativas en que se involucra la gestión de cambios, es tan importante como la propia gestión de proyectos, por lo tanto, es saludable contar con un equipo de gestión del cambio enfocado en acciones específicas para minimizar los impactos en los procesos de implementación. Otro punto importante es tener una comunicación objetiva y explícita con el equipo responsable, que ayude a involucrar a las partes interesadas y preparar a las personas capacitándola de manera efectiva y consistente para las mudnzas.

3. Emergente

El proceso de cambio de emergencia se utiliza cuando es necesario implementar un cambio en un período de tiempo reducido debido a la naturaleza del cambio. Los cambios emergentes, se producen como respuesta a obstáculos imprevistos, como lo es, el evitar un impacto negativo importante en un sistema o servicio crítico para el negocio; restaurar una falla de un servicio a los usuarios; o bien, un cambio emergente aplicado hoy día por muchas organizaciones, como lo es un parche de seguridad que requiere implementación para evitar un brote de virus. 

La decisión de considerar un cambio como un cambio emergente, no debe tomarse a la ligera, ya que generará una cultura en la que el cambio de emergencia sea la norma, en lugar de una excepción, y se convierte en una forma de lograr cambios por cualquier motivo. Es recomendable tener a un administrador de cambios autorizado y designado formalmente, o una lista de escalamiento que identifique a las personas autorizadas para tomar esas decisiones.

Beneficios de la gestión del cambio para la empresa

Ahora, a continuación separamos algunos beneficios que promueve la gestión del cambio en una organización. ¡Seguir!

Consejos para implementar la gestión del cambio 

Si se va a realizar el cambio, la persona responsable de gestionar el proceso debe dejar esto claro a sus empleados. 
Cree un sentido de urgencia y explique los porqués y los cómos de este cambio. 

• Integrar la gestión de proyectos con la gestión del cambio
  La Gestión de Proyectos y la Gestión del Cambio son disciplinas diferentes pero complementarias. Mientras que el equipo de gestión y proyecto planifica, desarrolla e implementa los aspectos técnicos de la transformación, el equipo de gestión de cambios entiende qué cambia y para quién cambia en detalle, centrándose en los impactos humanos y para planificar y ejecutar estrategias que traerán mejores resultados. adopción de lo que se está desarrollando.
  
• Expliacar claramente cuáles son las estrategias 
  Con esto garantizado, el período será recibido con tranquilidad por sus empleados, quienes son fundamentales para poner en práctica toda la planificación realizada.
  
• No ignorar la resistencia al cambio
  Cambiar la forma en que opera tradicionalmente una organización, suele ser un proceso doloroso y frustrante para quienes se someten a dicho cambio. Identificar y comprender las fuentes de esta resistencia, incluida la inacción, la procrastinación, la ocultación de información y la difusión de rumores puede ayudar a tomar medidas para facilitar la transición planeada.
  
• Crear metas a corto plazo
  Al gestionar un cambio, lo aconsejable es trazarse metas a corto plazo para realizarlo; es más realista y alcanzable. Contrariamente, cuando las metas se fijan a largo plazo de cumplimiento, las posibilidades de compromiso de los empleados en relación con el cambio disminuyen mucho más. 
  
• Implementar un plan de comunicación 
  Como en toda gestión, incluyendo procesos operativos o administrativos, es común que algunas personas se resistan a ellos por comodidad, inseguridad, desconfianza o falta de información. Por eso, además de crear un sentido de urgencia, es importante establecer un plan de comunicación -utilizando todos los recursos disponibles dentro de la empresa como: chats internos, mails, boletines, periñodico mural, etc.-  , para que todos estén al tanto y comprometidos con el cambio a realizar. 
  Asegurar una comunicación integrada entre los involucrados, fortalece el compromiso de los empleados con los objetivos y plazos de su actividad profesional, promoviendo además un alto desempeño y productividad. 
  
• Valorar la participación de los empleados 
  Otro punto aconsejable, se refiere a la pertinencia  de valorar a las personas que forman parte de la mudanza y cumple en tiempo y forma con los objetivos fijados. Una vez cumplida la meta, felicite al empleado -inclusive públicamente dentro de la empresa- y hágalo sentir parte importante del equipo. Esta acción, será un incentivo aspiracionista para el demás equipo de trabajo que no haya participado en el proceso.
  Hay un dicho que dice que la única constante en la vida es el cambio, y eso es especialmente cierto en el mundo de los negocios, donde a menudo, se requiere un cambio para adaptarse a las tendencias cambiantes que hoy día, con los avances y recursos tecnológicos nos obligan a considerar, la implementación y la reingeniería de las empresas. Sin duda, la pandemia obligó, aún sin planearlo, la transformación de muchos negocios grandes y pequeños para subsistir ante la crisis generada por la baja en ventas y el quiebre de la economía.

Conclusión

Hay un dicho que dice que la única constante en la vida es el cambio, y eso es especialmente cierto en el mundo de los negocios, donde a menudo, se requiere un cambio para adaptarse a las tendencias cambiantes que hoy día, con los avances y recursos tecnológicos nos obligan a considerar, la implementación y la reingeniería de las empresas. Sin duda, la pandemia obligó, aún sin planearlo, el cambio organizacional de muchos negocios grandes y pequeños para subsistir ante la crisis generada por la baja en ventas y el quiebre de la economía.