Si aún hay quién cuestiona la eficacia de los eventos en los resultados de una marca, no puede estar más equivocado.
Según estadísticas globales, el event marketing creció un 10 % durante 2016 respecto al año anterior y era de esperarse. Las marcas conocen desde hace un muy buen tiempo que las experiencias vividas generan mayor engagement y despiertan mayor interés que cualquier formato publicitario.
Se rumora que el primero en ejercerlo como tal fue Apple en 1983, en un evento realizado en Moscone que convocó a toda la fuerza de ventas de la compañía, la prensa especializada y cientos de clientes entusiastas. No estoy muy seguro de que haya sido el primero; sin embargo, en el mundo de la informática es el más memorable; en él, Steve Jobs presentó el anuncio “1984” de Ridley Scott, mismo que fue transmitido solamente una vez por televisión durante el Superbowl del año homónimo. En conjunto, estas 2 únicas acciones generaron resultados históricos para la marca. Les comparto el enlace al video que, de verdad, es un “imperdible” para cualquiera que se dedique a esto.
Sencillo, pero bien ejecutado y que demuestra una buena planeación detrás ¿no creen?, pues además de eso, creo que el factor decisivo fue la convocatoria. Si no cuentas con el perfil de invitados correcto en tu evento, nada de lo demás va a dar resultado. En la producción de eventos el cuidado al detalle es fundamental; pero de la convocatoria depende el éxito.
El primer paso es definir cuál es el perfil de asistencia que buscas y la razón por la que quieres que estén ahí. En el ejemplo de Steve Jobs queda bastante claro; la fuerza de ventas para hacerlos sentir involucrados, “ponerse la camiseta” y además y siendo sinceros, a nadie le cae mal un apoyo adicional de casa; la prensa para difundir el mensaje y los clientes entusiastas para que compraran y además ayudaran con el boca a boca.
Cada perfil tiene sus bemoles así que, en esta ocasión, hablaré del que me parece más complicado de convocar; los tomadores de decisiones de la industria en la que te desenvuelves incluyendo medios y líderes de opinión destacados.
Una vez definido el perfil, la fecha y lugar del evento, lo que sigue es encontrar la estrategia adecuada para invitar a tu público objetivo. No existe una receta para ello, pero sí una buena aproximación:
- Relaciones Públicas. Determina si cuentas con el recurso humano inhouse o necesitas contratar una agencia; sea cuál sea el caso, el punto es designar a quienes llevaran la responsabilidad de comunicar a los invitados sobre el evento y lograr su asistencia.
- Crea o solicita una base de Datos. Tener una única fuente de información respecto a los convocados ayudará al control de convocados y confirmados.
- Crea expectativa. Ten claro que no se trata de un evento al que la gente asiste por el cariño que te tiene. Comunica claramente el por qué no pueden perderse la oportunidad de estar ahí.
- Envía la invitación. Los especialistas recomiendan realizar el envío, ya sea físico o digital 3 semanas previas al evento.
- Da seguimiento. Seamos realistas, es probable que nadie se interese en tu invitación a la primera. Aunque este mundo se ha vuelto casi por completo digital, es recomendable realizar al menos una llamada telefónica por persona para obtener el sí definitivo, además por supuesto del reforzamiento que hagas por medios digitales.
- Contacta a su personal de apoyo. Si tu convocatoria involucra a personajes de alto nivel y tomadores de decisión, no olvides tener contacto con su asistente para que apoye tu causa.
- Recordatorio. El día previo envía un mail de recordatorio a los asistentes. Es conveniente vuelvan a tenerlo presente en su planeación del día siguiente.
Podría parecer la lista de un stalker cualquiera, pero no debemos perder de vista que estamos hablando con un perfil de alto nivel que tiene, por decir lo menos, las próximas 2 semanas de su agenda llenas y tu marca, por muy importante que sea en su vida no está en su mente las 24 horas horas del día (aunque quisiéramos que así fuera).
¿Qué paso añadirías a la fórmula? Platiquemos @FerFamania
