Cuando tomas la decisión de participar en un evento de negocios a través de un stand para tu compañía, estás eligiendo una herramienta de marketing muy poderosa. ¿Por qué afirmo esto? Porque te da la oportunidad de encontrarte cara a cara con tu cliente o potencial cliente.

El encuentro que se lleva a cabo dentro de un stand entre la empresa y el público visitante es un momento único que difícilmente se repetirá. Es la ocasión para causar una primera gran impresión. Por eso, hay que “dejarlo todo en la cancha”, como se dice en la jerga futbolera.

Hay veces en que, como directivos o gerentes de marketing, no sabemos muy bien hasta dónde hay que poner todas las energías (e inversiones de tiempo y dinero) en la presentación.  ¿Cuándo es mucho lo hecho? ¿Cuándo es poco?

El temor a no saber aprovechar esos pocos días de duración de la exposición puede llevarnos a cometer errores. A continuación, te contaré cuáles son los 5 más frecuentes que tienes que evitar para que tu stand sea un éxito y obtengas los resultados que buscas para tu empresa.

5 errores frecuentes al preparar un stand para un evento de negocios

Ante todo, hay que tener claro que un evento de negocios es un espacio dirigido a empresas. Las exposiciones comerciales son la oportunidad para que las empresas:

• Se muestren y cuenten qué es lo que hacen.
• Realicen lanzamientos de nuevos productos o servicios.
• Capten nuevos clientes.
• Se encuentren frente a frente con viejos clientes y con aquellos que viajaron para conocerlos personalmente.
• Siembren el interés en el público visitante en sus productos o servicios para retomar el contacto hecho en el evento.

Un sitio dónde se lleve a cabo toda esta sinergia, en tan poco tiempo, es difícil de encontrar en otras herramientas de marketing. La exposición es una fiesta a la que todos los que pertenecen a un sector, quieren asistir.

Como es una oportunidad única de encuentro, hay que aprovecharla al máximo. Dura muy poco. En general, las exposiciones de negocios pueden durar de 2, 4 y 6 días. (Hay exposiciones de más duración, pero no suelen ser la mayoría. Depende del sector industrial y otros factores).

¿Qué es lo que no tienes que hacer para poder aprovechar este momento único de encuentro? 5 errores son los que tienes que evitar y, a continuación, van mis consejos para lograrlo.

Pedir muchas propuestas de diseño

Uno de los errores más comunes es pensar que cuantas más propuestas de diseño tenga, mejor será mi stand. Lejos está de ser así. Si convocas a más de 3 empresas para que diseñen tu stand, ya no sabrás cuál es la que más cumple con tus requerimientos.

Empezará a gustarte algo de la primer propuesta, un recurso de la segunda y así, habrá cosas que te parecerán buenas de todas y ya no sabrás por cuál decidirte. Se complejiza la toma de decisión y se pierde el rumbo. Así que, no más de 3 propuestas. Ahorrarás tiempo y podrás abocarte a otras tareas relacionadas con tu presentación.

No determinar la cantidad de producto a llevar al stand antes de pedir propuestas de diseño

Cuanto más definido tengas la cantidad de producto a llevar al stand, más exacto será el diseño y responderá a tus necesidades. Así que, antes de llamar a las empresas que diseñan y construyen stands, intenta tener claro qué productos llevarás y cómo te gustaría exhibirlos. Si no haces ese análisis previo al encuentro con tu proveedor, lo más probable es que te traiga una propuesta inexacta. Terminarás pidiendo cambios y eso te llevará tiempo también.

Si tu empresa brinda un servicio, no definir claramente qué deseas destacar.

En el caso de los servicios, suelen ser stands institucionales por lo que es importante definir conceptos antes de pedir un diseño. ¿Qué quiero transmitir? ¿Qué necesito destacar? Cuanto más claros tengas los conceptos a transmitir con el diseño de tu stand, más rápido tendrás una propuesta de diseño adecuada.

• No establecer un presupuesto a invertir en el stand

Es muy común comenzar a pedir propuestas de diseño y presupuesto sin tener una idea muy clara de los costos. En realidad, lo que tienes que tener presente es tu objetivo y cuánto deseas invertir en él. Deberás evaluar todas las variables posibles: qué esperas de la exposición, qué movimientos tienes que hacer para participar, qué metas deseas alcanzar. A partir de eso, definir un presupuesto para el stand. Esto ayudará al proveedor a diseñar una propuesta más exacta y no algo demasiado simple o exagerado.

Creer que todo termina una vez finalizada la exposición

Una vez finalizado el evento, es necesario tener pensadas acciones de marketing. La finalidad es lograr sostener el contacto hecho en la exposición. Recordarle a ese visitante que estuvo en tu stand y, a partir de ahí, comenzar una relación o fortalecer la de aquellos que fueron a visitarte específicamente. El interés de quien entró en tu stand tiene que ser debidamente anotado para posteriores contactos.

Estos 5 errores son los más frecuentes, pero si los evitas tu stand será un éxito. No te imaginas lo comunes que son y cómo te distraen de todo lo que tienes que hacer para llegar a la exposición. Comienza a pensar con detenimiento en ellos y verás cómo ahorrarás tiempo y dinero. ¿Los has cometido? Compárteme tus experiencias y, si tienes consultas, no dudes en escribirlas.