La columna pasada revisamos de forma somera lo que entendemos por Compliance, que en nuestro idioma no es otra cosa que el cumplimiento de la normatividad aplicable a nuestra empresa. Lamentablemente, el tema ha sido severamente ignorado por pequeñas y medianas empresas en contraposición de las grandes corporaciones que tienen oficiales de cumplimiento enfocados a esa área o, en ocasiones, cuerpos colegiados que sirven como toda una estructura que permite atajar en gran medida los riesgos corporativos.
Compliance Obligatorio
Esa figura de Compliance ha llegado para quedarse simple y sencillamente porque no existe empresa o negocio que no tenga que cumplir con leyes o reglamentos que se relacionan con el giro al que se dedican y, en realidad, aunque pareciera lo contrario, abarata costos en términos de prevenir litigios engorrosos y que no siempre auguran posibilidades de éxito grandes.
En un inicio el cumplimiento de normatividad estaba más relacionado con aspectos penales, es decir, respecto de delitos que se pudieran cometer de forma dolosa o culposa y que afectaran la empresa en sus finanzas o en su prestigio que, al final de cuentas, siempre impactará en el aspecto económico y, con ello, en convertirse en una amenaza seria para la corporación.
El Beneficio de Cumplir
El Compliance en términos claros es un sistema de cumplimiento normativo a cargo de una persona (oficial de cumplimiento) o grupo de ellas (consejo o comité de cumplimiento), la cual tiene como función primordial verificar las nuevas disposiciones legales o reglamentarias que aplican a la empresa, de tal manera que lleve a cabo los trámites, llene los formatos, atienda a las autoridades o tenga en orden la documentación en caso de una visita.
Esta área surgida del compromiso internacional por combatir el llamado “lavado de dinero” se ha extendido a aspectos internos de la empresa que impactan en las alianzas hacia afuera. Es decir, ya no basta con cumplir con avisos de funcionamiento, permisos de protección civil o cumplimiento de disposiciones fiscales, sino que ahora las empresas contratantes exigen que los proveedores cumplan con requisitos en términos de combate a la corrupción o, incluso, de cumplimiento a la normatividad ambiental.
La corrupción que ha sido tratada como bandera en el actual gobierno (independientemente de la inexistencia de resultados tangibles) se ha extendido a las empresas privadas como un requisito por parte de los grandes emporios para contratarlas, ya que, para nadie es un secreto, la corrupción en nuestro país se ha vuelto una práctica o forma de vida más que un antivalor gubernamental.
Toda un Área para Prevenir no Suena Mal
En ese sentido, sus empresas, ya sea que sean propietarios o las asesores, deben contar si no con un área encargada del cumplimiento normativo, al menos si con un oficial de cumplimiento o despacho externo que les ataje esas problemáticas y evitarles, de verdad, pérdidas que pueden llevar a la desaparición de sus negocios.
Los Mínimos que son Máximos
Por ello, aún cuando sabemos que acudirán con especialistas en normatividad para poder cumplir en tiempo y forma con sus obligaciones legales. Les dejamos una lista de sugerencias a implementar para tener una empresa cumplida y, sobre todo, para contar con elementos que les permitan entrar a colaborar con trasnacionales o empresas grandes y fuertes en nuestro país que exigen que se cumpla mínimamente con lo siguiente:
- Es importante desarrollar un Código de Ética, el cual además de lineamientos generales respecto lo que se entiende la época corporativa, deberá contar con aspectos propios del mercado al que atienda ese negocio.
- Diseñar un Código de Conducta dependiente el tipo de peligros o riesgos que se presentes inherentes al giro de la empresa, así como de normatividad general de comportamiento a fin de mantener la imagen corporativa alineada a la misión y visión corporativa diseñada desde un inicio.
- Contar con una línea de denuncia en contra de los integrantes de la empresa cuando incumplan con el reglamento, el Código de Ética, Código de Conducta o cualquier otra normativa a fin de que se tomen las pedidas sancionatorias y preventivas de los hechos para futuras ocasiones.
- Formar un Comité de Ética en la empresa encargado de conocer, tanto la formulación de los Códigos, como las quejas que se reciban del exterior y el interior por la transgresión a los mismos.
- Generar capacitación para todas y todos los miembros de la empresa de forma permanente respecto del contenido del Código de Ética, el Código de Conducta y la normatividad especializada que rige al negocio. Ello, además con una política de recursos humanos en la que, desde el primer momento, que una persona forme parte de la organización, se le haga conocedor de esos Códigos o Manuales, a fin de que pueda empaparse de lo que representa la empresa hacia el exterior.
- Diseñar de forma puntual políticas anticorrupción en todos los sentidos y todas las áreas de la empresa, considerando la inclusión de cláusulas anticorrupción en todos los contratos, ya sea laborales o con proveedores o socios, para prevenir cualquier práctica lesiva para nuestros negocios.
- Revisar profundamente todas las leyes, reglamentos y normas oficiales que deba cumplir la empresa dependiendo del área en que se encuentre. Para ello es necesario considerar: normatividad penal, normatividad medioambiental, normatividad en materia de salud, normatividad laboral, normatividad en materia de mercado y consumidores, normatividad anticorrupción, normatividad fiscal, normatividad contra delitos tecnológicos, normatividad en materia de seguros, normatividad financiera, normatividad de igualdad de género e inclusión, normatividad técnico-digital, normatividad en materia de transparencia y privacidad y cualquier otra ley relacionada con el giro de que se trate.
- Llevar a cabo lo que se conoce como “debidas diligencias” a través de una revisión exhaustiva de los antecedentes éticos de los clientes (como una obligación de la Ley Federal para Prevenir e Identificar Operaciones con Recursos de Procedencia Ilícita) y de nuestros proveedores, ya que ello representará una alerta, sino para evitar las transacciones, al menos sí para incorporar candados importantes.
Nada de Gasto, Pura Inversión
Es muy importante reiterarles que este tipo de medidas adoptadas por las empresas son lineamientos que exigen tanto gobiernos como grandes corporaciones para poder contratarnos como proveedores de algún servicio. El ignorar el tema del Compliance, más que un ahorro, puede propiciar la pérdida de nuevas y grandes oportunidades de negocio, cuando, como ya les hemos reiterado en este espacio, tener un abogado o cuerpo de abogados de cabecera es prioritario para cualquier organización que busque el crecimiento corporativo.
