La razón de estar aquí es apoyarnos a través de conocimiento jurídico que nos permita tomar decisiones informadas. Las medidas y acciones que tomemos repercutirán en el desarrollo sano de nuestro negocio y la formalidad, así que, de forma sencilla, estaremos para orientarlos en el cumplimiento de algunos aspectos legales en materia corporativa. Eso sí, siempre aconsejaremos que, antes de dar un paso importante, se acerquen a los profesionales en la materia que estén explorando.
EL MAL NECESARIO
Dicho lo anterior, cuando decidimos emprender se nos vienen a la mente materiales, locales, publicidad, bondad del producto, recetas, formas de elaboración, sin embargo, la parte legal no aparece en nuestra planeación ya sea de forma inconsciente o porque le rehuimos a esos temas que consideramos no nos harán vender.
Desde luego, entre la fama que tenemos los abogados en cuanto a costos y compromiso, junto con lo tedioso que es pensar en trámites, documentación y autoridades, lo jurídico está en el cajón de indeseable o lo pospuesto hasta que tenemos un problema que nos obliga a contratar abogados para resolver conflictos fácilmente previsibles.
En este espacio iremos tocando temas por sector, pero el que permea en cualquier empresa es la difícil decisión entre constituirnos formalmente o no. No me los imagino poniendo una lona en el piso vendiendo fayuca, pero si que los veo diciéndole al primer cliente grande que ustedes no facturan como empresa por no estar constituidos, así que si no habrá problema que les facture la empresa de su tío que se dedica a la arquitectura para facturar su venta de chocolates.
Invertir una pequeña cantidad para constituirse como empresa es infinitamente más barato que ir dejando clientes en el camino o enfrentarse con autoridades por encontrarnos en la informalidad – sí, la informalidad no nada más es tener un puesto semifijo o vender productos en los cruceros; tener un local con logo, mesitas kitch y filipinas apantallantes, sin estar dado de alta ante las autoridades fiscales también es informalidad.
EL NACIMIENTO
Pero vámonos por partes para no agobiarlos. En este camino, nuestros aliados serán: un notario o corredor público, un abogado y un contador. Estos especialistas, sobretodo los dos últimos nos permitirán, mediante asesoría, decidir cuál es la opción más conveniente dependiendo nuestro tipo de negocio y objetivos.
Debemos decidir qué tipo de empresa queremos formar de acuerdo con las que marca la Ley General de Sociedades Mercantiles. Para ello es necesario contemplar número de socios, aproximado de ganancias, si se va a contratar personal o no, entre otras cosas.
Decidir cual va a ser nuestro nombre – jurídicamente señalada como denominación o razón social – porque el mismo se pone a consideración de la Secretaría de Economía a fin de que lo apruebe o no. La razón de ese trámite es evitar homonimias, así que si le damos uno de una empresa ya registrada de esa manera nos lo rechaza y solicita que busquemos otro.
PEGADOS AL FEDATARIO PÚBLICO
Una vez que tenemos el nombre autorizado, acudimos con un notario o corredor público para que nos haga el “acta de nacimiento” de nuestra empresa que se denomina acta constitutiva. En ella, con la experiencia del fedatario público y nuestra visión definiremos, entre otras cosas, cuál será el objeto de la empresa, nombre y dirección de los socios, domicilio de la empresa, los estatutos que regirán a esta sociedad y nombrar un representante para que pueda tener el poder de hacer ciertos trámites y actos.
Ya teniendo nuestra acta constitutiva, se procede a registrarla ante el Registro Público de la Propiedad y del Comercio. Esto para hacer público la existencia de esta empresa y que sea defendible ante terceros respecto de cuestionamientos de su existencia. Este trámite usualmente lo hace el notario o corredor junto con la elaboración del acta constitutiva.
SALUDANDO A “LOLITA”
Ya con el acta constitutiva en la mano, el representante que se haya designado debe acudir- dentro de los 30 días posteriores a la constitución – a dar de alta a la empresa ante el Registro Federal de Contribuyentes y, de una vez les aviso, a solicitar su firma electrónica o efirma porque ese archivo electrónico les va a sacar de muchos apuros presenciales en materia de impuestos y de otros trámites.
En este momento ya tenemos el “alumbramiento” de la empresa. A partir de ahora, es importante que tengamos un contador capaz de cabecera que nos ayude a presentar nuestras declaraciones mensuales, anuales y nos oriente sobre lo necesario para generar facturas.
Desde luego, existe también un registro que debemos hacer cuando tenemos trabajadores, cuando vendemos bebidas alcohólicas, cuando importamos productos, pero eso sería material de otra columna.
VENTAJAS Y DESVENTAJAS
Las desventajas de estar constituido formalmente, si es que las podemos llamar así, es que se deben cumplir con las obligaciones fiscales puntualmente y hacer asambleas anuales de la empresa y registrarlas ante notario, pero ello es infinitamente nada si consideramos que el estar constituido nos permitirá: tener un control más claro, acceder a créditos más altos, establecer derechos y obligaciones de los socios, tener cuentas bancarias empresariales, deducir gastos, acceder a licitaciones públicas, expandir nuestro negocio, etcétera.
En conclusión, las ventajas de incluir la parte legal en nuestra planeación empresarial es una señal clara de proactividad y en materia de negocios el prevenir conflictos es ahorrar dinero, así que acérquense a especialistas, por lo menos consulten para que sea la decisión que tomen se encuentre bien robustecida con información.
