Estoy segura de que más de una vez te has encontrado en la situación de que tu equipo (y tú mismo) pierden mucho tiempo en las reuniones de oficina. Ya sea de forma virtual o presencial, es algo que suele ocurrir con muchísima frecuencia en los equipos de trabajo. Y es importante porque esto, combinado a otros factores, nos puede llevar a una sobrecarga de trabajo importante, resintiendo así nuestra salud física y mental.

Según Mauro Canevaro, Manager de DNA Human Capital, “en el 84% de los casos, las reuniones tardan más del 30% del tiempo previsto inicialmente, disminuyendo la productividad de los colaboradores; y en el 34% se habla de temas que no están relacionados con el objetivo de la reunión. El 90% de los ejecutivos llegan tarde, dando inicio con por lo menos 15 minutos de atraso o más; y el 85% consideran que tienen demasiadas reuniones. Por su parte, el 8% de las reuniones deben ser agendadas nuevamente por falta de asistentes”.

Sí, el 84% de las reuniones tardan más del 30% del tiempo establecido. ¿No es de locos? ¿Y si encima sumamos el inconveniente de que tenemos más de una reunión al día? Esto se traduce en una pérdida total de tiempo.

Esto ocurre principalmente, por lo siguiente:

– Se inicia la reunión sin definir el objetivo.
– Se convoca a demasiada gente.
– No está bien definido el formato de la reunión, de ahí las demoras en las llegadas de parte de los afectados.
– No hay una reflexión de cuál es la frecuencia adecuada de reuniones. Muchas veces, las reuniones se pueden sustituir por un correo, una llamada, una videollamada, etc.
– Se finaliza la reunión sin establecer los pasos a seguir.

Ahora bien, el problema puede verse agravado cuando se trata de reuniones con clientes. Considero, tras años de trabajar como Project manager y llevar a cabo procesos agencia-cliente, que la mejor forma de abordar reuniones con clientes es poniendo el foco especialmente en 4 cuestiones:

1. Entender el negocio y a partir de ahí establecer los diferentes tipos de reuniones y frecuencias. Por ejemplo, para revisar los Gantts de tiempos y entregas.
2. Asignar frecuencia, duración, asistentes, objetivo y estructura para cada tipo de reunión. Por ejemplo, si una reunión es para revisar un logo, ¿debería estar el equipo de Administración, o solo el director y el equipo de Comunicación y Diseño?
3. Establecer ownership y roles de cada asistente en cada reunión. Por ejemplo, en un proyecto en que haya muchas áreas o personas involucradas, para liderar de forma exitosa una reunión, se debería establecer voceros de cada parte: uno o dos de la agencia, y uno o dos de del cliente.
4. Documentar los procesos: ya sea en forma de minuta o como lo prefieras, siempre es importante llevar un control sobre lo que se habló y el alcance de la reunión, para poder trabajar sobre eso posteriormente.

Otras cuestiones a tener en cuenta, podrían ser:

– Programar la reunión para que dure la mitad del tiempo. Sí, sé que suena fuerte, pero las reuniones se adaptan a la cantidad de temas a discutir y se extienden naturalmente de acuerdo al tiempo que se les otorgue. Si programas una reunión de 45 minutos, probablemente se tomará todo el tiempo asignado, incluso si incluye conversaciones por fuera del tema. Seguramente, si programas la misma reunión de 30 minutos, el equipo se enfocará en lograr sus objetivos en ese período de tiempo porque saben que el mismo se les agota.

Prueba hacer reuniones de 1 hora en 45 minutos, de 30 minutos en 20 y de 15 en 10. Vas a ver cómo se adaptan los asistentes y se gana tiempo que de otra forma se perdería totalmente. Así, se podrían dar por finalizados los días de Zooms interminables.

Otro tip que suele funcionar, es organizar las reuniones al inicio de la jornada laboral. Dicen que son más efectivas porque los colaboradores están más inspirados y “despiertos”, lo que genera mejores ideas.

Y por último, y esto como un consejo extra personal, algo que me ha servido cuando me veo saturada por el contacto social, es practicar los fines de semana (o días no laborables) la desconexión digital. Esto, me favorecido notablemente a mi estado de ánimo y me ayudó mucho a reducir la ansiedad. Claramente hay una tendencia que va por ese camino, porque los niveles de estrés que nos genera la hiper-conexión están causando estragos, sobre todo en poblaciones de consumidores tecnológicos más jóvenes. Si no, miremos de cerca el caso BeReal, la red social de moda que está tomando cada vez más protagonismo por su transparencia y humanidad.
Espero que esto te sirva para optimizar tus reuniones de trabajo, ¡déjame tu comentario!