La innovación digital ha llegado para formar parte del estilo de vida de las personas. Todo lo que tiene que ver con trabajo, educación, actividades de rutina, entre otros temas, han adoptado procesos 100% digitales, al grado que, según el estudio De qué manera los procesos de los documentos digitales están pasando de ser una práctica recomendada a una necesidad empresarial (2021), realizado por Forrester y Adobe, los procesos con documentos digitales son utilizados por un 47% de las empresas, incluidas las instituciones educativas.
Rubros como la integración a la experiencia entre el mundo online y offline, analítica de datos y ciberseguridad, plataformas y servicios digitales, migración a la nube y la automatización de procesos, han visto mejoras sustanciales en su desarrollo. De manera particular, las escuelas y sus estudiantes han llevado a cabo una transición acelerada no solo para tomar clases, sino también al completar los tradicionales trámites escolares previos a cada semestre o año.
En tal contexto, la IBERO Puebla, ha llevado a cabo una transición en la que ha digitalizado procesos como la firma de documentos física a firma electrónica,
permitiendo así la seguridad y trazabilidad de sus flujos documentales y en cumplimiento de todos los requisitos jurídicos gracias a la implementación de Adobe Acrobat Sign.
“Es un modo de funcionar muy práctico a la hora de atender firmas electrónicas,contratos, convenios y documentos. Se vuelve muy funcional, ahorra tiempo ytambién da más seguridad con la propia firma autógrafa, ya que se puede rastrear.Es algo que nos ha funcionado muy bien, dejamos de tener la presencia física alpoder operar fuera del campus con documentos que tenían que atenderse pornosotros y por diferentes contrapartes”, indicó el Mtro. José Enrique Ríos Vergara, Director General de Administración y Finanzas de la Universidad Jesuita. Desde su implementación en julio de 2020, el proceso de firma electrónica ha permitido que aquellos acuerdos que requerían de hasta una semana para ser revisados, aprobados, firmados y recolectados mediante servicios de paquetería para conseguir todas las firmas, ahora se lleven a cabo en un periodo que va entre dos o tres horas hasta un máximo de dos días.
“Tiene varias utilidades. Una de ellas es conocer el estatus del documento una vezque lo envías, lo que nos ha ayudado a fortalecer el proceso de firma de contratos algarantizar que todos los involucrados estén enterados. Además del recordatorio derevisión o firma, también está la posibilidad de crear un repositorio que se puedeconsultar más adelante”, mencionó la Mtra. Sandra Montero Rodríguez, coordinadora de Compras de la IBERO Puebla.
Esta solución se utiliza para gestionar documentos escolares, convenios y contratos, temas de promoción para quienes desean ingresar al plantel, tesorería, tecnologías de la información, compras y para generar acuerdos de vinculación y colaboración con otras entidades, ya sean del mismo ramo o uno distinto, por medio de una solución que ha probado su utilidad gracias a su agilidad y su uso intuitivo.
“Nuestro principal reto siempre ha sido demostrar la legalidad y validez de la firmaelectrónica en comparación con una firma autógrafa. La pandemia abrió esta opciónjusto al ser la única viable y lo mejor es que nos ayudó a que los clientesexperimentaran este tipo de firma y se convencieran de su efectividad”, agregó” Amira Ramirez Gomez, Sr. Enterprise Account Manager México/LATAM en Adobe.
Pese a lo conseguido hasta el momento, la constante actualización tecnológica implica mantenerse a la vanguardia en este tipo de soluciones digitales, especialmente en el ámbito educativo, donde es muy común que convivan varias generaciones, tanto nativos digitales, como personas acostumbrados al mundo análogo, por lo que se requiere de una integración completa.
“Los retos particulares son la resiliencia y la adaptabilidad a los escenariosdesconocidos, particularmente con las múltiples generaciones que atendemos, sindejar de lado a los docentes. El reto es la diversidad y la inclusión. No es adoptartecnologías porque sí, sino que deben ser inclusivas. También se debe asegurar laseguridad, agilidad y generar una cultura tecnológica en todos los ámbitos”, añadió el Mtro. Guillermo Espinosa García, director de Tecnologías de Información y Comunicación de la IBERO Puebla.
Es así como las soluciones de firma electrónica de Adobe servirán como referencia no solo para agilizar administrativamente la gestión de planteles educativos y diferentes tipos de empresas relacionadas, también funcionarán como parteaguas para solucionar trámites que contribuyen al rezago estudiantil, como en la obtención de cédulas y títulos profesionales.
