Te cuento una historia.
Hace años, en los preparativos de la inauguración de una exposición de arte, mientras se ultimaban los últimos detalles del montaje y se revisaba lo propio respecto a la ceremonia, el equipo de comunicación, los responsables del evento y parte del equipo que representaba a la muestra de arte, revisaban meticulosamente los pormenores y el minuto a minuto que transcurriría más tarde en la noche.
Los primeros pasos
Por lo general, el programa o minuta de un evento de este tipo considera los siguientes momentos clave:
- Palabras de bienvenida: Estas breves pero significativas palabras establecen el tono y la atmósfera del evento. El anfitrión o la anfitriona da la bienvenida a los asistentes, agradece su presencia y crea una conexión inicial con la audiencia.
- Mensaje del anfitrión: El anfitrión o la anfitriona, a menudo una figura destacada o representante de la institución anfitriona, comparte un mensaje relevante. Puede ser una reflexión sobre el significado del evento, una visión inspiradora o incluso una anécdota personal relacionada con el arte o la temática de la exposición.
- Mensaje del artista: El o la artista cuya obra se exhibe tiene la oportunidad de expresar su visión creativa. Este momento es crucial para conectar al público con la esencia de la exposición. Aquí, las palabras pueden ser poéticas, técnicas o profundamente personales.
- Declaratoria inaugural: Si hay algún funcionario de primer nivel presente, como un alcalde, un embajador o un director de museo, este es el momento en que declara oficialmente inaugurada la exposición. A menudo, se incluye un mensaje alusivo al tema central de la muestra.
Estos cuatro momentos se consideran básicos y se estima que deben durar entre 20 a 30 minutos. La clave está en no hacerlo demasiado pesado y, sobre todo, en otorgar la atención a lo primordial: la exposición de arte en sí misma.
Para ello, los equipos previamente acuerdan los nombres, el orden y el tipo de mensaje. Este proceso es esencial para evitar repeticiones y, sobre todo, para darle un sentido lógico y estructurado al evento. Sin embargo, como bien sabes, decirlo es fácil; hacerlo es lo complicado. El protocolo, en un sentido simple, implica el manejo de las personalidades. A menudo, esta es una parte con la que debemos lidiar y negociar.
En un evento, todo cuenta, todo comunica
Debes saber que un evento es un espacio de comunicación en vivo, todo lo que en el suceda, dice mucho de quien organiza y también de quien asiste. Y aunque pueda parecer banal, el orden de los oradores en una ceremonia transmite mucho más de lo que aparenta. Asimismo, el acomodo en el lugar no es un detalle menor. Estar al frente, en el centro o en la retaguardia puede influir en la percepción de los asistentes.
Y así, regresando a nuestra historia, una hora antes del evento, teníamos los programas listos, con el orden meticulosamente acordado y negociado. Las confirmaciones de los integrantes del presídium estaban en su lugar, y el montaje, con el número de sillas dispuestas en forma impar, estaba preparado. Después de todo, teníamos la presencia de un funcionario de primer nivel, quien debía presidir la ceremonia. Todo parecía estar en orden, pero como bien sabes, en los 60 segundos previos al arranque de un evento, todo puede cambiar. Y sí, ¡nos pasó!
Teníamos contemplado únicamente a 5 personas en el presídium, cada una tenía su silla personificada, con sus nombres registrados en el documento del maestro de ceremonias, cada uno con el código de etiqueta (vestimenta) que se había acordado semanas atrás y que además, ya estaban presentes en el lugar, por lo que el evento ya podía comenzar puntual (un básico de todo evento). Pero resulta, que por una inconformidad en el equipo de los artistas en cuanto a la persona que los iba a representar y que surgió de último minuto, una persona más “decidió” subirse, así sin más, sin aviso previo, sin silla, sin estar ella en el programa, simple, sin tener ella que estar arriba. ¿Qué hubieras hecho tú en ese caso?
Y aunque es cuestión de segundos donde en tu mente repasas posibles escenarios para minimizar ese hecho, para ti parecen minutos eternos y piensas que todo el mundo (si, así somos de exagerados) se ha dado cuenta y todos hablaran de eso y no de la muestra. Pues bien, lo que decidimos hacer fue tomar una silla de respaldo que siempre tenemos en la parte de atrás del ciclorama (por si alguna silla decide no servir), ubicarla en la parte más cercana a donde la persona estaba de pie, acercarse por la parte de atrás e indicarle donde podía sentarse. Solo eso podíamos hacer, las presentaciones ya habían arrancado, no podíamos alterar el orden de los invitados, pues estaban asignados en función de un criterio de ordenación y/o precedencia. El resto del evento transcurrió con relativa calma, y al final solo una persona, de los invitados, nos preguntó que si habíamos olvidado colocar ese lugar.
Esta historia que te conté es un ejemplo de cientos de casos que a diario suceden donde tiene que ver el protocolo, el ceremonial y la etiqueta.
Y es que es la relación “protocolo – eventos” donde encontramos un área compleja, tratas con diferentes públicos, desde tu staff o equipo, personal contratado para realizar alguna función, proveedores, socios, invitados y por supuesto, con los representantes de los medios de comunicación y tienes una sola oportunidad para crear las condiciones necesarias para que los eventos transcurran en orden, de forma segura y organizada, dando el lugar a los invitados, al anfitrión y cuidando que el objetivo del evento se cumpla.
El protocolo no es estático; es un organismo vivo. Se nutre de conocimiento, pero también de sensibilidad. Se adapta a la ocasión, a la cultura, a la tecnología. Cada día, aprendemos algo nuevo: una reverencia más grácil, una etiqueta más inclusiva, una solución más creativa. Y así, los eventos trascienden, perduran y se inscriben en la memoria colectiva.
Así que, organizador de eventos, sigue afinando tu arte. Porque en ese delicado equilibrio, entre lo formal y lo humano, reside la magia de cada evento.
