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Consideraciones al crear correo electrónico empresarial

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En la actualidad, es muy común que la comunicación que se establece con el cliente se realice de manera digital. Esto se debe a que estamos viviendo en un contexto que está digitalizado. Los consumidores, acostumbrados a esto, prefieren establecer contacto por algún medio digital, para evitar trasladarse hacia algún lugar. Debido a todo esto es que se vuelve fundamental focalizar en que, las herramientas que se utilizan para la comunicación, estén en óptimas condiciones.

Es en este punto donde entra el correo empresarial. Cuando hablamos de correo profesional o empresarial, nos referimos a aquel tipo de correo que, en vez de utilizar “@gmail” o “@yahoo”, usa el nombre del dominio del sitio web. Sería algo como “[email protected]”.

5 tips que debes tener en cuenta

Si estás pensando en avanzar en este camino, debes tener en cuenta ciertas consideraciones a la hora de crear un correo empresarial.

#1 El dominio importa, elige uno que represente a la empresa

Debes comprender que el correo será utilizado para muchas cosas: hablar con el cliente; establecerlo como método de contacto en redes sociales, sitios web o publicidad; estará en las tarjetas personales y muchas cosas más. Por este motivo, debes pensar bien cuál es el dominio que vas a utilizar.

Para esto, debes considerar la identidad de tu empresa, qué es lo que hace y cuál es el objetivo que deseas cumplir. Cuando tengas varias opciones, busca en las diversas plataformas de compra y venta de dominios.

#2 A la hora de elegir un plan de hosting, opta por uno que tenga capacidad para almacenar los correos

Por lo general, este no es un punto considerado cuando se elige un plan de hosting. Debes entender que, los correos, deben almacenarse en algún lugar, es aquí donde el alojamiento web cobra mayor relevancia. 

A la hora de seleccionar el hosting, ten en cuenta la capacidad que necesitas para los correos. Lo mejor es que busques, dentro de tus posibilidades, un servicio que sea flexible. Por lo general, los mejores son los privados (dedicado, VPS y Cloud).

#3 Toma un modelo de usuario y utiliza el mismo patrón en todos

Para que todos los correos cuenten con la misma estructura, debes definir, con anterioridad, cómo harás los correos empresariales. Tendrás algunos más generales como: información@tudominio; contacto@tudominio; ventas@tudominio; entre otros. Pero, también necesitarás correos empresariales personales. 

Para estos últimos puedes usar, por ejemplo, la inicial de su nombre y el apellido completo (el correo de Marcos Quiroga, sería mquiroga@tudominio). También puedes colocarlo al revés (quirogam@tudominio). Colocar el nombre completo (marcosquiroga@tudominio). Y muchas opciones más.

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#4 Asegúrate de que las claves estén bien cuidadas

Las claves de todos los correos son importantes para evitar que los malvivientes roben tu información. Para esto, debes controlar que todas las contraseñas hayan sido creadas por generadores de claves. En estas herramientas, tienes la opción de agregar los signos y reglas que tú desees.

#5 Si usan firmas en cada correo, fíjate que sean iguales

Las firmas de los correos empresariales forman parte de la identidad de marca de la empresa. Es por esto que debes establecer un patrón común para que todas coincidan (salvo los cambios en los nombres y puestos). Nuestra recomendación es que crees una firma (o contrates a alguien que lo haga) y se las pases tú, para que los usuarios sólo modifiquen sus datos.

¿Cómo obtener un correo electrónico empresarial?

Tener un correo electrónico empresarial es más fácil de lo que crees. Lo primero que debes hacer es crear un sitio web. Si estás inmiscuyendo en el tema del correo empresarial, es probable que ya tengas uno. Si es así, te saltas este primer paso.

Segundo, tienes que elegir un nombre de dominio acorde a tu empresa, la identidad de marca y los objetivos comerciales. Aunque ya tengas uno, revisa y encuentra un dominio ideal para tu negocio. Este ocupa una parte primordial en el correo profesional.

Finalmente, tienes que adquirir un servicio de email o puedes averiguar si tu proveedor de alojamiento web lo proporciona. Esto hará que las cosas sean mucho más sencillas, dado que, además de que los costos cuando adquieres varios servicios suelen ser menores, te ahorras el proceso técnico de instalación.

Beneficios de tener un email empresarial

  • Si realizas las configuraciones adecuadas, puede ser más seguro que otros correos. La información sólo está en tu base de datos.
  • Genera mayor confianza dado que, con un correo profesional, se visualiza una imagen más seria.
  • Para los usuarios, resulta más fácil identificar de dónde proviene el contacto.
  • Ayuda a organizar y distinguir los emails personales de los profesionales, pudiendo programar los días en que llegan notificaciones.
  • Es una herramienta muy importante para el branding de la empresa.

Como puedes ver, hacer un correo electrónico es muy sencillo y trae aparejadas muchas ventajas. Mejora la imagen de tu empresa y ¡haz tu propio correo empresarial!

Por: Micaela Rios

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