Hace un par de entregas tuvimos la oportunidad de revisar el tipo de sociedades mercantiles que existen en nuestro país, lo cual no habría de servir para dar el primer paso en nuestra configuración formal de nuestro emprendimiento en el entendido que consideramos que nuestra idea pudiera tener largo alcances o, incluso, el propio funcionamiento actual desde la informalidad nos exige que tengamos que constituirnos legalmente.
Formalizar sin enredar
No pienso engañarlos, la base de la formalización es el compromiso, ya que tener una empresa es atender a otra persona (en este caso una persona moral) en todas sus necesidades para que sobreviva y en el cumplimiento de todas las obligaciones exigidas por las autoridades. De hecho, respecto a estas obligaciones, serán tantas como el tipo de negocio lo exija, ya que mientras algunas requieren de un permiso en materia de protección civil, por ejemplo, otras, para funcionar, requieren de la consecución de un aviso de autoridades como COFEPRIS o la Secretaría de Salud.
Sin espantarlos con el petate del muerto entremos a lo que tiene que ver exclusivamente con darle vida a esa persona moral que ya tenemos en nuestra mente pero que no hemos materializado, no sin antes señalarles que algunos de estos pasos parecieran más complejos de lo que son porque durante este trayecto el mejor aliado será un corredor o un notario público, ya que la experiencia y la especialidad de estos funcionarios nos allanan el camino dado que muchos de estos pasos lo hacen ellos mismos para que nosotros nos circunscribamos a firmar prácticamente.
El nombre del bebé
Cuando pensamos en un negocio, además del giro que tendrá, de las primeras cosas que vienen a nuestra mente es el nombre. Como existen tantas empresas, o nombres de ellas, como personas en el país, la Secretaría de Economía lleva un registro de las denominaciones de las sociedades mercantiles con la intención de evitar duplicidades u homonimias, por lo que, antes de cualquier cosa, se le solicita autorización a dicha dependencia para que nos autorice usar esa denominación o razón social (como se le llama formalmente al nombre de las empresas).
En este paso se sugiere tener 4 o 5 alternativas por si la Secretaría nos lo rechaza podamos solicitar otras posibilidades. Es preciso señalar que la denominación o razón social puede ser diferente del nombre comercial y no hay problema ya que se rigen por leyes distintas, es decir, el nombre comercial Coca-Cola en México tiene la denominación Fomento Económico Mexicano, S.A.B. de C.V. Es importante también que sepan que este trámite lo pueden hacer directamente ustedes si tienen firma electrónica, aunque regularmente es el notario quien suele hacerlo.
Reunión para constitución de empresas
Una vez con el nombre ya pueden elaborar su acta constitutiva. El acta constitutiva tiene los efectos en las personas morales de acta de nacimiento. Esa acta es el producto de la reunión de los socios para definir aspectos relevantes como: el objeto (varias viñetas que detallan a qué se va a dedicar la empresa, por ejemplo, comercialización de productos alimenticios, pero también su preparación además de capacitación en higiene alimentaria, etcétera, por lo cual que se recomienda que sea amplio y completo); los integrantes o socios con domicilios, RFC, identificación; la aportación económica que hará cada socio; quién de los socios, persona externa u órgano, será el representante legal; los estatutos donde se detallan reglas de comportamiento y de asambleas; duración, denominación y tipo de empresa; y, desde luego, las firmas.
Esta acta que, en términos estrictos, es el producto de una reunión de asamblea constitutiva real da lugar a este documento para que, posteriormente, se lleve ante un notario o corredor público para que la protocolicen, es decir, para que den fe del nacimiento de esa nueva persona moral y surja el documento ya oficializado. Lo real es que este tipo de actas las hacen los fedatarios públicos y sólo la pasan a revisión de los socios para que, una vez, completa, se proceda a la firma y protocolización.
Los siguientes dos pasos son una formalidad necesaria que, normalmente, también suelen hacer los notarios o corredores.
Presentarla en sociedad
El primero de ellos es inscribir el acta constitutiva en el Registro Público de la Propiedad y del Comercio, que es una institución encargada de dar publicidad a diversos actos jurídicos, entre ellos, el nacimiento de nuevas sociedades mercantiles, con la finalidad de que cualquier inconveniente con ella pueda ser manifestado y, sobre todo, para que, con esa publicidad, la nueva persona moral sea oponible a terceros, es decir, que pueda ser alegada contra otra persona que reclame su propiedad o creación.
Presentarse a lolita
El otro registro es el alta en la Secretaría de Hacienda y Crédito Público a través del Registro Federal de Contribuyentes, que obliga a cumplir con obligaciones fiscales por la simple existencia de la persona en la vida jurídica porque, obviamente, la casa nunca pierde. El alta se debe de hacer porque el Notario o Corredor tiene la obligación de avisar al SAT que constituyó una nueva empresa, por lo que si el SAT en determinado tiempo no encuentra el registro de la persona moral puede haber sanciones para la persona moral. Evidentemente, por esta razón, el notario suele dar de alta en automático a la empresa y así evitarse dolores de cabeza.
Aunque pareciera engorroso, la constitución de una empresa no es tan complicado, ya que en el camino a su formalización se tiene como aliado a los fedatarios públicos que, con su experiencia, llevan a cabo todo lo necesario para que, prácticamente, revisemos y firmemos. Y las ventajas, además, es, por un lado, el compromiso de impulsarla y atenderla y, por el otro lado, poder participar de la vida empresarial con todos sus alcances.
