La organización de eventos con el propósito de atraer leads se ha convertido en una estrategia fundamental para muchas empresas.

Los eventos ofrecen una oportunidad única para interactuar directamente con posibles clientes, establecer relaciones sólidas y demostrar el valor de nuestro producto o servicio. Ya sea que se trate de presentar los resultados de un estudio de mercado, un lanzamiento de marca o una potencial idea de negocio.

En mis más de 20 años de experiencia profesional, me ha tocado organizar diferentes tipos de eventos. Cada uno con su propia logística y peculiaridades, desde concursos de baile hasta cenas de negocio.

 A continuación, mencionaré algunos pasos clave para llevar a cabo un evento exitoso con el fin de atraer leads:

Paso 0: Define un presupuesto.

Un paso primordial es conocer el presupuesto con el que contamos pues de ahí dependerá el tipo de formato, fecha, lugar y cantidad  de invitados que podremos tener.

Paso  1: Definición de Objetivos

El primer paso en la organización de un evento para atraer leads es definir los objetivos claros y medibles que deseas alcanzar. ¿Estás buscando recopilar datos de contacto, generar interés en un nuevo producto o servicio, o simplemente fortalecer tu presencia de marca? Establecer metas concretas te ayudará a medir el éxito del evento y orientar tus esfuerzos.

Paso 2: Segmentación del Público: Conoce a tu audiencia

Conocer a tu audiencia es esencial. Identifica quiénes son tus leads ideales y adapta tu evento para atraerlos. Puedes segmentar tu lista de invitados en función de criterios demográficos, intereses o comportamientos previos. Esto te permitirá personalizar la experiencia para satisfacer las necesidades de diferentes grupos de leads.

Paso 3: Selección del tipo de evento y definición de horarios y fechas

Existen numerosos formatos de eventos que podemos utilizar para atraer leads. Puede ser que se trate de una conferencia, una comida de negocios, una feria comercial, un desayuno de networking, entre otros. La elección dependerá de nuestros  objetivos y las preferencias de la audiencia.

También es indispensable que conozcamos el mejor día y horario. Si por ejemplo queremos organizar un evento con agencias de publicidad el mejor horario será en la noche cercano al fin de semana y no un desayuno de negocios a las 08:00 de la mañana en martes.

Paso 4: Generación de contenido relevante

El contenido es una parte principal por la que asistirán a nuestro evento. Asegúrate de ofrecer resultados, promociones, talleres o discusiones que sean relevantes y valiosas para tu audiencia, así como proporcionar información útil que los ayude a resolver problemas o tomar decisiones informadas.

Paso 5: Promoción

La promoción es esencial para atraer asistentes a tu evento. Dependiendo del público al que queremos atraer podemos  utilizar una variedad de canales como redes sociales, correo electrónico o anuncios en línea.

Algo muy común es crear una página de aterrizaje, es decir, un sitio web a donde irán los posibles participantes después de ver una publicación nuestra. Dicha página debe ser de fácil acceso para que los interesados se inscriban.

Cuando se trata de eventos B2B (busines to busines) el mejor canal será LinkedIn.

Paso 6: Captura de datos

Antes y durante el evento, es muy importante captar los datos de las personas que nos visitaran. Con la ayuda de formularios de registro en línea y/o la implementación de un CRM podremos recopilar información de contacto y así cualificar los leads.

Paso 7: Seguimiento Post-Evento

El evento no termina cuando los asistentes se van. El seguimiento posterior a la realización del evento es sumamente importante para mantener la conversación. Envía correos electrónicos de agradecimiento, comparte contenido adicional y considera la posibilidad de programar llamadas de seguimiento para conocer mejor las necesidades de tus leads.

Paso 8: Medición de resultados

Mide el éxito de tu evento utilizando métricas como la cantidad de leads generados, la tasa de conversión, el retorno de la inversión (ROI) y la satisfacción del cliente. Estas métricas te ayudarán a evaluar la efectividad de tu estrategia y a realizar mejoras en futuros eventos.

La organización de eventos para atraer leads es una estrategia poderosa que contribuye a aumentar el número de prospectos  y a mejorar la interacción con los clientes actuales, generando en ambos casos relaciones duraderas.

Elegir correctamente el formato, la fecha y horario contribuirá a mejorar las posibilidades de que la gente llegue pero el contenido que entregarás, hará la diferencia entre que asistan o no.