Sigues poniendo un pie delante del otro, y un día miras hacia atrás y has escalado una montaña”. Tom Hiddleston

Ha pasado un mes desde que iniciamos el emprendimiento al que fui invitado y tal y como acordé con ustedes, les voy a compartir la experiencia, aprendizaje y algunos retos o problemas cotidianos que hemos enfrentado.
“Estar al frente” de la administración y promoción del negocio, no sólo pondrás a prueba tus capacidades intelectuales y experiencia adquirida, sino también tu capacidad de resiliencia y tolerancia a la frustración.

Comenzar a hacer cosas diferentes, hará que tu cerebro comience “a caminar” a velocidades diferentes y con ello, comiences a tener una visión distinta de las cosas, a partir de realizar actividades a las que no estabas acostumbrado, como atender clientes o repartir volantes en las calles aledañas a tu negocio.

Asegúrate de tener un fondo de operación

Uno de los principales errores de los emprendedores, al abrir un negocio, es creer ciegamente que una vez abiertas las puertas de este, los clientes comenzarán a llegar a raudales y de manera continua.  Después de todo, “así lo planeaste y decretaste”. 

Lamento desilusionarte, pero la realidad es muy distinta; por ello es necesario que en tu planeación inicial, aquella de la que hablé en la columna anterior, consideres tener “un colchón” para soportar los primeros 6 u 8 meses de gastos, al menos, mientras reconoces la estacionalidad de tus ventas.

Esto te dará la tranquilidad de poder operar y promocionarte, sabiendo que “los fijos” están garantizados.

-“Oye pero si ya comenzaste a vender, las ventas tendrían que solventar esos gastos”- se preguntarán algunos.

En teoría sí, pero tus primeras ventas son para asegurar la rotación de activos y a partir de ahí entonces sí, puedes hacer “la multiplicación y división de los panes” que mejor te convenga.

Además es muy probable que a partir de la operación, adquieras, cambies o adaptes parte de tu capital de trabajo (equipo)

Conoce y controla tus gastos

Cuando trabajé en Gobierno, tuve la oportunidad de trabajar muy de cerca con personal de Banco Mundial en el tema de los registros administrativos, esto me permitió darme cuenta de un pequeño detalle. 

La mayoría de las personas no registra lo que hace, mucho menos lo que gasta; de ahí que sobrevengan varios problemas.  De entrada, no tienes un control ni tampoco un histórico de lo que ha sucedido.

Es decir, la gente en México y en particular los emprendedores, son gente muy trabajadora que; de sol a sol, buscan salir adelante y hacer crecer sus negocios.  El problema es que muy pocos registran sus actividades, lo que gastan, lo que difieren y menos son conscientes de la procrastinación, aduciendo falta de tiempo u ocupaciones excesivas.

Si vas a tomar de tu bolsa “prestado” para algún gasto imprevisto, ese debe anotarse y considerarse como deuda.  ¿En qué rubro lo vas a anotar y cómo piensas restituirlo?
En mi caso particular, he ido registrando absolutamente todo cuanto se ha gastado, quien pagó, el método de pago y muy importante, la fecha en que ocurrió, ya tuve que presionar a proveedores para que entreguen factura en tiempo y forma.

¿Qué sigue?
En nuestro caso, separar los costos y gastos fijos, de aquellos que son variables para poder calcular entonces, el punto de equilibrio.

Aprende a separar costos de los gastos

Este tema en particular puede ser sumamente complejo de entender y dimensionar, sobre todo para quienes no tienen la educación respectiva, lo cual fue mi caso cuando entré a estudiar la maestría en administración.

Cuando eres autoempleado o profesional independiente, es muy difícil separar estos dos conceptos ya que el dinero erogado para uno u otro fin, sale de la misma bolsa, la tuya.

Pero es importante que consideres lo siguiente:
Costo: es aquello que te ayuda a producir aquello que vendes
Gasto: tiene que ver con aquello fuera de tu línea de producción.

Si tienes un negocio de comida.
el agua, especias, vegetales, fruta, cereales y fruta son parte de tus costos, así como el gas y luz que requieres para la transformación de tus alimentos.

El sueldo de la cajera, la publicidad y el internet son gastos.
No te desesperes, si no te hace sentido al inicio, a mí me tomó dos módulos de contabilidad poder entender los conceptos.  Pero ahora que estoy en la operación es más claro poder discernir y separar ambos rubros.

Promociónate en tu zona de impacto

Antes de la aparición de las “Delivery apps” y de su proliferación a través de la pandemia, la zona de reparto de un negocio abarcaba entre 2.5 y 3 km a la redonda dependiendo del tipo de negocio.  Y era el negocio quien debía considerar y administar el gasto de reparto, de la moto, el seguro contra accidentes, etc., dentro de su plan de negocios.

Hoy día, lo que debes cuidar, procurar y controlar; es el porcentaje de comisión que te cobrará la app por hacer reparto de tus mercancías.  Si lo haces mal, estarás trabajando para ellos o estarás por encima de la media del mercado, lo que se puede traducir en otro problema, si la percepción de valor de tu producto no es respaldada por el mismo.

A partir de esto y considerando tu giro de negocio, es importante considerar todo cuanto exista a tu alrededor, escuelas, oficinas, servicios, plazas comerciales, centros de reunión, otros negocios similares al tuyo, así como a tu competencia directa.

Si bien las redes sociales ayudan, en mi experiencia de estos 30 días, debo decir que no son suficientes; métodos tradicionales como el reparto de volantes siguen siendo sumamente útiles.

-“Oye pero está prohibido repartir volantes en muchas ciudades del país, además contaminan el entorno y…”-

No entraré en un debate ético respecto de este tema, sólo diré que los volantes que nosotros entregamos en la mano de locatarios y clientes de otros establecimientos, ha servido para que la gente se interese, visite el local o llame para hacer pedidos.

La publicidad “tradicional” sigue siendo sumamente efectiva.  Pero requiere trabajo.

Comienza a revisar otros proveedores

Uno de los pasos más importantes y difíciles en los emprendimientos es abrir, una vez abierto y en funcionamiento, es necesario comenzar a ver otros proveedores y constatar la calidad y servicio de aquellos con quienes ya tienes relaciones.

Con tiempo y con datos del ejercicio, se pueden obtener mejores precios e incluso calidad.

En nuestro caso, los complementos para los platillos que consideramos en un inicio (marcas con las que teníamos experiencia como consumidores), se han visto desplazados por un proveedor que nos buscó durante la primera semana de operaciones y nos dio a probar su producto.

Nos ofreció garantía, precio, sabor y además un tiempo de respuesta no mayor a 24 horas, lo que me permitió ahorrarme tiempo, no sólo en la adquisición del producto, sino en el empaquetado final de nuestros producto.

No te tientes el corazón o te enfermarás del hígado

-“Tu fin como dueño de negocio es maximizar las utilidades”- Omar Soto

Esta frase me quedó grabada desde hace tres semanas cuando, uno de mis mentores me llamó para hacerme comentarios sobre la estructura de costos que le había enviado a revisión.

En la tabla, se encuentran integrados todos los costos y porcentajes que intervienen en la realización y entrega de 16 recetas de alimentos.

Dado que el negocio sólo ofrece comida para llevar, los botes y tapas en que se entrega el producto, son parte de mi costo de operación y fue ahí donde mi mentor, me hizo ver algunas cosas.

a) La utilidad se calcula una vez integrado todos los costos.
b) Si tú vas con cada proveedor y recoges la materia prima e insumos, debes considerar el gasto de combustible y tiempo dentro de esa operación e incluirlo, tarde o temprano, tendrás a un empleado y un vehículo para ello.  Comienza a considerarlo desde ahorita.
c) El I.V.A. se añade después de la integración de costos, no sólo en la preparación de los productos.
d) Integra la comisión por método de pago electrónico a tu precio o si decides absorberla considérala dentro de la administración, pero EVITA el “si me paga con tarjeta, debo añadirle el 2.5%”.   Decenas de veces he visto cómo se cae la venta por este “pequeño” detalle.
e) No importa si tus proveedores son tus íntimos amigos, si el producto no cumple con la calidad que requiere tu negocio o su precio incide en las finanzas del mismo, con todo y pena, habla, negocia un descuento o mejores condiciones, en caso contrario, cambia de proveedor

Los números son fríos y no admiten emociones, negros significa que vas bien, rojos alertan un problema.

No busques comodidad, privilegia la practicidad y funcionalidad.

Estás administrando un negocio, no una casa de descanso.

Todo debe ser funcional y práctico, deja los lujos para cuando generes utilidades y sea tu vida privada. 

Te adelanto algo, si lo haces bien.  Esas utilidades no se traducirán en lujos, se traducirán en una nueva sucursal o en un nuevo emprendimiento y entonces sí, a partir de la construcción de activos, podrás darte esos lujos con los que sueñas.

En la siguiente entrega, sueldos.  Esa idea de “yo ahorita no saco nada”, es muy mala consejera.

Gracias por leerme, nos vemos en 15 días.

Juan Pablo Altamirano