La gestión del tiempo y las habilidades de organización comúnmente se pueden relacionar con la productividad laboral. Cuando un profesional implementa estrategias que respaldan su productividad, puede tener una mayor probabilidad de desarrollar y mejorar su desempeño.

Una encuesta realizada por Indeed en agosto de 2022 a más de 800 trabajadores mexicanos, mostró que mientras el 53% de los encuestados dijo ser más productivo trabajando desde casa, el 32% sentía lo contrario. Para el 15% restante, el sentimiento de productividad trabajando desde casa u oficina era el mismo.

“Los nuevos modelos de trabajo adoptados desde la pandemia han tenido un impacto importante en la productividad y en cómo los empleados se organizan para tener todas sus tareas a tiempo. Para algunos profesionales, trabajar desde casa ha representado una mejora en su organización, haciéndolos más productivos, pero no es igual para todos”, menciona Madalina Secareanu, gerente senior de Comunicación Corporativa de Indeed para LATAM.

Existen varios consejos comunes para ser mucho más productivo, como concentrarse en una tarea a la vez y tratar de mantener alejado el estrés, entre otras cosas, sin embargo, existen métodos precisos para hackear el cerebro y mejorar la productividad.

La regla de los dos minutos 

La regla de los dos minutos implica completar cuanto antes tareas que toman dos minutos o menos, es decir, tomarse dos minutos para comenzar con tareas pequeñas que puedes haber estado postergando. Durante estos breves períodos de tiempo, si hay una tarea que puede completarse, este es el momento de hacerla.

Por ejemplo, es posible que solo te tome dos minutos registrar las tareas que ya completaste, responder un correo electrónico, escribir tus próximos objetivos o imprimir el esquema de tu próximo proyecto. Si no las realizas a tiempo, los dos minutos que te toma completar estas pequeñas tareas a menudo pueden sumarse a una lista completa de tareas pendientes al final del día.

“Las tareas pequeñas siguen siendo una parte importante de la productividad laboral general, por lo que practicar la regla de los dos minutos puede permitir que te concentres en esas tareas pequeñas entre el tiempo que lleva trabajar en tareas más grandes y complicadas”, agrega Madalina.

Considera esos dos minutos entre el tiempo de descanso y el comienzo de tu próxima tarea más grande, y considera usar ese tiempo para tomar nota de lo que necesitas hacer a continuación, tus objetivos diarios para el día siguiente o respondiendo a ese buzón de voz que te ha estado esperando desde que llegaste al trabajo.

La Técnica Pomodoro

La Técnica Pomodoro es un método de gestión del tiempo desarrollado y perfeccionado por el autor y desarrollador de software Francesco Cirillo. A fines de la década de 1980 y principios de la de 1990, Cirillo usó un pequeño cronómetro con forma de tomate para registrar el trabajo que estaba haciendo en su universidad. Pomodoro significa “tomate” en italiano y está asociado con las características del temporizador de alimentos que Cirillo usó para crear su metodología.

La práctica es simple: trabajas y tomas descansos en intervalos. Tomas un descanso de cinco minutos cada 25 minutos y un descanso más largo cada 100 minutos. El concepto que impulsa a los usuarios de Pomodoro es que eres más productivo cuando trabajas en intervalos y le das a tu mente la oportunidad de descansar en el medio.

En teoría, esto ayuda a las personas a mejorar su resistencia para trabajar al dividir el trabajo en segmentos más manejables. Al programar el tiempo para una interrupción, la técnica busca reducir el impacto de las interrupciones no programadas en el flujo. Las interrupciones durante un Pomodoro pueden resultar en uno de dos resultados: debes abandonar el Pomodoro y comenzar de nuevo o registrar la interrupción como un elemento que debería haberse incluido en su planificación original.

Time blocking 

El bloqueo de tiempo o time blocking es una técnica de gestión del tiempo en la que una persona asigna bloques de tiempo, que pueden ser horas o minutos, para completar tareas específicas. Esto puede ayudarte a dividir tu jornada laboral en partes manejables y mantenerte enfocado en tus tareas. 

Cuando te enfocas en un bloque a la vez, puedes aumentar tu motivación general y puedes realizar más tareas cada día. Por ejemplo, podrías comenzar tu día con un bloque de 7 a 8 a. m. para leer tus correos electrónicos. Luego, podrías pasar al bloque de la siguiente hora en una reunión de trabajo.

El uso de bloques de tiempo dentro de tu horario también puede ayudarte a aumentar la productividad. Con esta estrategia, establecerías un límite de tiempo para cada una de las tareas en las que trabajas. Considera bloques de tiempo de 90 o 60 minutos; puedes optar por hacer una copia impresa de tu horario y resaltar los marcos de tiempo en los que deseas que estén sus bloques de tiempo. Entonces, si estás bloqueando 90 minutos para trabajar en un proyecto, anótalo en tu horario impreso. Después de que termine ese bloque de tiempo, bloquea otra sección de tu horario de manera similar.

“El propósito del time blocking es crear un cronograma visual para ayudar a los profesionales a rastrear los períodos de tareas en las que trabajan. De igual forma, sirve como una forma de dedicarse a trabajar solo en una tarea específica para cada bloque de tiempo, por lo que será más probable que sea completada en el tiempo que se tiene programado”, comenta Madalina.

Además de programar el tiempo de trabajo, también puedes incluir tiempos de descanso entre cada bloque de tareas para que puedas refrescarte a medida que completas y comienzas nuevos proyectos.

Bonus: Tomar descansos regularmente

Además de estos métodos para hackear tu cerebro, recuerda también tomar siempre descansos regulares. Tomar descansos a lo largo de la jornada laboral puede ayudarte a rejuvenecer el proceso de pensamiento y restablecer el enfoque. Los descansos, como dar caminatas cortas, tomar un vaso de agua o hablar con un compañero de trabajo, pueden ayudarte a reponer la concentración en el trabajo cuando regreses. 

Tomar descansos breves puede ayudar a mejorar tu atención a los detalles. Para el trabajo físico, un breve descanso para hidratarse o estirarse puede ayudarte a mantenerte seguro y alerta durante todo el día.

Puede ser tentador evitar tomarse el tiempo para un descanso, pero cuando no se da un descanso de unos minutos, puedes dañar tu productividad general al provocar fatiga o agotamiento. Si esto sucede, es posible que no tengas la energía o la motivación para seguir progresando. Considera la posibilidad de planificar varios descansos breves durante la jornada laboral. Estos breves descansos pueden permitirte recargar energías, despejar la mente y prepararse para la siguiente tarea.